Dans les coulisses d’un atelier innovant, la perspective du facilitateur

Slogan

Dans ce billet, je vous propose d’observer depuis l’intérieur la préparation d’un atelier innovant. C’est donc l’occasion unique de vous mettre dans la peau et la tête d’un facilitateur.

Je me base ici sur un cas réel, Museomix Suisse, qui se déroulera les 11-12-13 novembre 2016, à Bâle et à Nyon.

Je serai l’un des 7 coachs et je souhaite profiter de cet évènement pour relater le travail qui s’opère en amont.

Museomix est destiné à promouvoir un musée ouvert, vivant et en réseau

En Suisse, Museomix CH est une association à but non lucratif qui a pour but de :

  • Favoriser la diffusion de la culture numérique et participative dans les musées et tout type de lieux culturels
  • Imaginer de nouvelles formes de médiation culturelle
  • Constituer et d’animer une communauté de personnes intéressées par ces sujets

Les 11-12-13 novembre 2016, à Nyon, 6 équipes multidisciplinaires de 6 participants travailleront pour réaliser chacune leur propre prototype, sur la base de thèmes définis par l’équipe Museomix.

Les « coachs Museomix » sont à la disposition des équipes de participants

Ils apportent leurs expertises de facilitation afin de s’assurer que l’évènement se déroule comme prévu et au mieux pour les participants. Ils sont les garants que les équipes explorent toutes les possibilités tout s’assurant qu’elles sont viables et pertinentes.

Ma 1ère rencontre avec l’équipe d’organisation de Museomix CH

Samedi 20 août, l’équipe d’organisation de Bâle et Nyon s’est réunie pour faire un point d’avancement sur le projet. C’est dans ce contexte que j’ai été invité à faire connaissance avec l’équipe d’organisation et en apprendre plus sur l’édition 2016.

La présentation des quelques 25 personnes présentes se fait en mode ludique. Cool, il y a déjà quelques coachs !

Ensuite, nous entrons très rapidement dans le vif du sujet, avec le timing prévisionnel des 3 jours de l’évènement de Novembre. Pour moi, le rôle du coach se dessine progressivement.

Diverses informations suivent, comme l’information sur l’avancement actuel, le nombre de candidats enregistrés et le sponsoring.

Après le travail en divers sous-groupes, la réunion se termine par une restitution de ces ateliers … et une photo finale !

Focus sur le groupe de travail spécial « coaching »

Comme 2016 est la 3ème édition de Museomix CH, les attentes vis-à-vis des coachs sont déjà très précises. Le matériel à disposition est également riche : déroulé précis des 3 jours, retour d’expérience et liste des outils collaboratifs et de créativité, …

Ce que le groupe des coachs a retenu de cet atelier de travail collectif :

  1. En raison de la connaissance accumulée pendant les sessions précédentes, les coachs nouvellement arrivés éprouvent le besoin de mener un travail de « connaissance de l’art », pour se familiariser avec les méthodes utilisées, les expériences et retours d’expérience, les trucs et astuces, …
  2. Les coachs s’interrogent aussi les marges de manœuvre, les possibilités d’ajustement et de créativité, afin de pouvoir s’insérer dans la logique de Museomix, tout en adaptant et améliorant le dispositif déjà bien éprouvé
  3. Enfin, les coachs souhaitent pouvoir partager les outils de facilitation, afin que les équipes de Nyon (et de Bâle) travaillent de façon homogène

Décryptage de cette 1ère réunion

Pour moi, arrivé directement dans l’univers Museomix à travers cette 1ère réunion, j’ai acquis énormément d’informations, de connaissances et surtout l’esprit de l’évènement : enthousiasme, sérieux et bienveillance, telles sont les valeurs exprimées par l’équipe d’organisation.

Ce qui me manque, à ce stade, c’est la connaissance de la vision de Museomix CH (le « pourquoi »). En effet, l’essentiel des informations portait sur le quoi / le comment.

Tout ceci est normal pour l’équipe d’organisation, très au fait du sens porté par Museomix (le pourquoi) et plus intéressée par l’avancement du projet (quoi et comment).

A titre personnel, cette 1ère rencontre m’a confirmé différents pistes d’intérêt :

  • le rapport avec l’art, la culture, la créativité
  • le lien avec les nouvelles technologies et la culture digitale
  • la facilitation d’ateliers, en mode « sprint d’innovation », alternant créativité, discussions, choix et prototypage
  • le travail en groupe et faire partie, à la fois d’une association et du groupe de coachs

 

Réflexion à chaud : ça fourmille !

A titre personnel, je trouve nécessaire de « bâtir » l’équipe des coachs et d’en faire une équipe soudée, solidaire et collective. C’est la construction de l’intelligence collective au niveau de l’équipe des coachs qui, par reflet systémique, sera un bon indicateur du succès à venir des 6 équipes de prototypage.

A ce stade, ce qui me semble important, ce n’est pas la réussite d’une équipe, en opposition / compétition avec les 5 autres, mais le succès des 6 équipes dans leur ensemble puisque finalement, ces 36 participants œuvrent toutes et tous à la réalisation de la vision générale de Museomix.

Je perçois donc les 6 prototypes (les livrables finals de chaque équipe) produits par les 6 équipes comme 6 réflexions qui vont s’enrichir. Mon espoir, c’est qu’à la fin de l’événement, les travaux menés par les 6 équipes permettent de faire une proposition plus globale.

Je fais ici le lien avec la méthode KCP où l’objectif général n’est pas de sélectionner la « meilleure » action – au risque de perdre de très nombreuses pistes prometteuses mais plutôt d’élaborer une stratégie qui tienne compte des interdépendances entre les différentes propositions.

Je vois les prototypes dans une logique globale : c’est bien le succès de l’ensemble de la stratégie qui est recherché et non le succès d’une action spécifique.

Il me semble important, également, de :

  • coacher les équipes en mode agile, sur la base d’itérations courtes, en utilisant les autres équipes pour leur feed-back
  • utiliser les techniques créatives
  • s’inspirer des méthodes de conception innovante (design thinking, C-K)

Il faudra, comme pour l’équipe des coachs, construire chaque équipe et les emmener, autant que possible, vers le stade 4 de la performance et de l’innovation. Les outils suivants me semblent donc pertinents :

  • ICO pour Inclusion Contrôle Ouverture
  • Les stades d’évolution des équipes pour passer les différents besoins (sécurité, sens, rôles puis meta-communication)
  • Les rôles délégués au sein de l’équipe
  • La prise de décision, la gestion des objections ainsi que l’utilisation du temps comme paramètre de gestion du rythme de l’équipe

Voici l’état de mes réflexions, qui ne manqueront pas d’évoluer avec les échanges à venir avec les autres coachs. A suivre dans ce 2ème billet

Pour prolonger l’immersion : 

– plusieurs vidéos : https://www.youtube.com/results?search_query=museomix.ch

– les thématiques 2016 pour Nyon : https://youtu.be/jNula8Th8Yg?list=PLD9DiWfqMGOIf0hmSA8bo3YcoCYhQK2JS

– sites web :   http://www.museomix.org/ et http://www.museomix.ch/fr/

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