Être un facilitateur à distance en ces temps de télétravail forcé, un témoignage de Benjamin Dehant

Pour cet article invité, innovecteur a donné la parole à un expert de la conception et l’animation d’ateliers en présentiel et à distance.

Benjamin Dehant

Benjamin est un freelancer français installé au Japon.

Design Thinker, il croit au pouvoir des ateliers collaboratifs pour libérer l’intelligence collective et la créativité.
Au travers du webdesign et des workshops, il permet à des équipes de se concentrer sur la résolution de problèmes.

https://www.linkedin.com/in/benjamindehant/


De nos jours les organisations sont de plus en plus complexes. Les données, les connaissances et les expertises des uns et des autres ont parfois du mal à se transmettre du fait de la structure et de la hiérarchie des entreprises.

Le besoin de disposer de personnes capables d’abaisser ces barrières et de faire collaborer différents participants sur des projets souvent vitaux est en forte croissance depuis quelques années. Le métier de facilitateur était né !

Le facilitateur, quesaco ?

Le mot ‘facilitateur’ est calqué sur l’anglais ‘facilitator’ qui vient lui même du français faciliter. Un bel exemple d’intrication entre les langues de Molière et de Shakespeare!

Le facilitateur est à la fois un médiateur et un animateur.

Son rôle principal est de faire en sorte qu’une réunion ou un atelier collaboratif (workshop) soit efficace et organisé, que tout les participants… participent, c’est-à-dire s’investissent dans le respect des uns et des autres et que les objectifs soient atteints.

Les 5 qualités essentielles d’un bon facilitateur ?

  1. Humble
  2. À l’écoute
  3. Exigeant
  4. Connecteur
  5. Neutre et Bienveillant

(source : Medium, Makestorming : quel est le rôle d’un bon facilitateur ?)

Un facilitateur exerce en temps normal en présentiel, entouré de posts-it collés sur un tableau blanc voir à même les murs et vitres d’une salle. Armé de sa patience son empathie et d’une boite à outils remplie d’exemples, de concepts et d’activités tirés du design thinking et de l’approche agile.

Photo by Bonneval Sebastien on Unsplash

Avec l’arrivée du coronavirus COVID-19 début 2020, le facilitateur a du, comme tout le monde, s’adapter au travail à distance. Un changement pas si simple en vérité (avoir de l’empathie pour son ordinateur ?).

Ce métier de facilitateur étant basé sur les interactions humaines, il a fallu trouver des solutions alternatives. Si la visioconférence est votre nouvelle hantise, pour le facilitateur c’est son meilleur ami !

Les outils digitaux pour faciliter en distanciel

Zoom, Teams, Mural, Miro, Klaxoon et consorts, autant d’outils dont l’utilisation a explosé durant le confinement.

Pour le facilitateur à distance, le but est de pouvoir combiner un outil de visioconférence avec un tableau blanc virtuel. Il est important de savoir utiliser tous ces différents outils pour pouvoir s’adapter aux contraintes techniques des clients.

En sus de cela il est fortement conseillé d’investir dans un micro et une webcam de bonne qualité, de disposer d’un bon éclairage et d’un fond vert. A défaut, utilisez une bonne paire d’écouteurs de smartphone et faites face à une source de lumière naturelle.

Enfin, la connexion internet est cruciale, sous peine de devoir couper les caméras et donc de perdre en attention et en engagement avec vos participants.

Visio-conférence

Focus sur les avantages et inconvénients de la facilitation à distance

On pourrait penser que la facilitation en présentiel cumule plus d’avantage que sa pratique en distanciel, notamment car en présentiel, il est plus facile de créer et de maintenir du lien avec et entre les participants.

« Rien ne remplace le réel! » disent même certains facilitateurs.

Pourtant la facilitation à distance permet de réduire les coûts ainsi que son bilan carbone par la même occasion. En effet il n’est plus nécessaire de louer des salles, de prendre l’avion ou de réserver des chambres d’hôtels. Si l’on arrive a recréer l’atmosphère du présentiel et atteindre les objectifs, alors le remote est tout bénef.

Place au feedback

D’expérience, le plus important et de tester les différents équipements et connexions, de former les participants aux outils et de s’assurer qu’ils ont compris comment les utiliser.

Ce dont le facilitateur a besoin, c’est de participants détendus, créatifs et prêts à collaborer et non pas de personnes stressées par l’émergence de ces nouveaux outils.

Prenez donc le temps d’expliquer pédagogiquement les exercices et les actions attendues. Car il sera plus difficile qu’en présentiel de remarquer un participant perdu par des instructions obscures.

Faites très souvent des pauses, plus qu’en présentiel et demandez régulièrement aux participants comment ils se sentent. Le travail à distance est très consommateur d’attention et d’énergie, et contrairement à un atelier en présentiel, difficile de se lever, faire quelques pas pour se détendre avec un casque branché à l’ordinateur (jusque là, les essais avec un casque sans fil type bluetooth n’ont rien donné de probant).

A propos du design de template pour les ateliers en ligne

On va retrouver ici des principes d’Ux/Ui (User eXperience et User Interface) du webdesign :

  • La structure de l’atelier ainsi que son design doivent servir les objectifs de l’atelier.  Il faut donc commencer par structurer l’atelier, produire une expérience fluide et logique et par la suite habiller la template en fonction du client, de l’atelier, des participants et du but recherché.
  • Il ne s’agit pas de faire une ‘œuvre d’art’. Attention à ne pas perde les participants à cause d’une template visuellement réussie mais où les participants perdent du temps à se demander comment s’agencent les étapes de l’atelier, où se trouve le next step, etc ).
  • Attention également à ne pas influencer involontairement les participants avec le design de la template quand on arrive à des exercices de brainstorming ou de prototypage.
Exemple d’une template dans l’application Mural

Quelques conseils pour vos ateliers

À chaque fois que vous allez demander aux participants d’effectuer une action, intégrez un exemple, visuel si possible, dans l’énoncé. L’impact est bien plus fort pour les participants qui comprendront ainsi l’instruction avec plus de facilité.

Dans la mesure du possible essayez de connaître le niveau des participants pour adapter les outils à leur niveau/besoin. Exemples pour l’activité appelée ‘ice breaker’, séquence de lancement qui permet de ‘briser la glace’ entre les participants, c’est-à-dire créer du lien entre les membres du groupe, installer un climat de confiance, détendre l’atmosphère ou stimuler la créativité.

  • Participants débutants : Icebreaker incluant des actions simples pour la prise en main de l’outil d’une manière non stressante avant de passer à l’atelier.
  • Participants intermédiaires qui ne se connaissent pas : Icebreaker pour faire connaissance au travers d’images de profils de réseaux sociaux, de votes sur des hobbies ou des passions
  • Participants avancés au sein de la même équipe : Icebreaker pour prendre le temps pour parler de manière informelle avec avant de commencer l’atelier

Pour des ateliers alternant plénière et sous-groupes, n’hésitez pas à intégrer les liens des sous-groupe dans votre atelier principal (et l’inverse également) afin que les participants puissent facilement naviguer entre les différents tableaux blancs.

Enfin, n’oubliez jamais de verrouiller tout les éléments qui n’ont pas besoin d’être déplacés ou modifiés durant l’atelier afin d’éviter les mauvaises manipulations qui auront tôt fait de dérouter les participants. 

Vous trouverez ici le lien d’une template Mural en libre accès sur boardle.io, une application proposant un grand nombre de templates créées par des facilitateurs passionnés : https://www.boardle.io/boards/239

En conclusion

La clef du succès réside dans le fait de préparer davantage votre atelier en amont, créer les templates des ateliers  et faire un check-up avec les participants avant.

La première expérience des participants est vitale, si votre atelier est un succès les participants seront d’avantage enthousiastes pour de prochaines sessions.

Depuis le début du télétravail généralisé, je suis passé à la facilitation à distance et j’ai pu voir la communauté des facilitateurs explorer et s’adapter de manière souvent innovante.

Avec plusieurs mois de recul on peut dire que le remote est de plus en plus accepté voir acclamé. Je pense que dans un futur proche, l’avenir de la facilitation sera ‘phygitale’, piochant dans le meilleur du présentiel et du distanciel pour créer une synthèse qui sera plus efficace et plus bénéfique, en attendant de passer à… la facilitation en réalité virtuelle !
Il y a déjà des pistes explorées en ce sens, par exemple https://spatial.io/. La promesse est de pouvoir évoluer dans des environnements immersifs pour générer des idées, innover et coller des posts-it en 3D !


Auteur : Benjamin Dehant

Design Thinker, il croit au pouvoir des ateliers collaboratifs pour libérer l’intelligence collective et la créativité.
Au travers du webdesign et des workshops, il permet à des équipes de se concentrer sur la résolution de problèmes.

https://www.linkedin.com/in/benjamindehant/